مهارت برنامه ریزی و مدیریت زمان یکی از لازمه های رسیدن به موفقیت می‌باشد. مدیریت زمان یک انتخاب است. اینکه چگونه می‌خواهید زمان خود را سپری کنید تماماً به تصمیم شما بستگی دارد. اکثر ما با به تعویق انداختن کارها وقت کشی می‌کنیم تا از آنچه در حال اتفاق افتادن است فرار کنیم و زمانمان را با سرگرم شدن به کارهای بی حاصل از دست می‌دهیم. وقت کشی شاید برای چند دقیقه خوب باشد؛ اما هنگامیکه کارها تجمع می‌بایند دیگر فایده ندارد.
شما می‌توانید با مدیریت کارهایی که انجام می‌دهید، کارایی خود را افزایش داده و راحت تر به اهدافتان برسید. یک لحظه وقت بگذارید و درباره زمان قبل از مصرفش فکر کنید. این کار ساده و کوچک می‌تواند باعث بهبود مدیریت زمان شما و افزایش فوری کارآیی شود.
چرا ما تمایل به وقت کشی داریم؟
چرا مردم وقت کشی می‌کنند؟ مردم با وقت کشی به زمان اجازه می‌دهند تا از دست برود بدون آنکه از آن استفاده مفیدی کنند.
وقت کشی یک چرخه تباه است. یک استراحت کوتاه برای گشت و گذار در فضای مجازی می‌تواند باعث از دست رفتن ساعت ها زمان مفید شود. این کار باعث می‌شود تا روند کاری شما مختل شود و شما مدت زیادی بیکار زمان را بگذرانید.
هنگامی که خود را در یکی از این شرایط هنگام گشت و گذار در اینترنت دیدید، یک لحظه با خود فکر کنید چه کار مهم تری را می‌توانید انجام دهید. هر چه بیشتر کار ها را به تعویق بیندازید، کارها دیرتر به سرانجام خواهند رسید.
گاهی کارها بقدری ترسناک هستند که شما نمی‌خواهید آنها را حتی شروع کنید. در این مواقع شما خود را با کارهای دیگری سرگرم می‌کنید تا اینکه به سراغ کار اصلی بروید.
آیا از وقت کشی خسته شده اید؟
هرچه بازدهی شما بیشتر باشد، به همان میزان انگیزه شما برای انجام کار نیز بیشتر خواهد بود و شما قادر خواهید بود تا زمان خود را بهتر مدیریت کنید. با این وجود نباید کارا بودن را با مشغولیت اشتباه گرفت.
در اینجا ۳ راهکار موثر برای جلوگیری از وقت تلف کردن ارائه شده است:
۱- کار های سخت را اول از همه انجام دهید
در کتاب قورباغه را قورت بده، درباره اینکه زشت ترین قورباغه را اول باید قورت داد؛ بحث شده است. در لیست کارهایتان ابتدا کاری که از همه مشکل تر است را انجام دهید یا به سراغ کاری بروید که ذهن شما را بیشتر از بقیه درگیر خود کرده است.
این عادت که سخت ترین کار را اول از همه انجام دهید، نیاز به نظم زیادی دارد؛ اما باعث می‌شود تا میزان کارآیی و بازدهی شما افزایش یابد. گاهی باید احساسات را کنار گذاشت و شروع کرد. هیچکس دوست ندارد که کاری سخت را آغاز کند؛ اما افراد موفق کسانی هستند که سرشان را پائین انداخته و کار را شروع می‌کنند.
۲- لیستی از کارهایی که باید انجام دهید بنویسید
بهترین زمان برای انجام کارهای دشوار صبح است؛ زیرا بیشتر افراد در این زمان بالاترین سطح هوشیاری را دارند. بعد از ناهار انگیزه شما برای انجام دادن یک پروژه ذشوار کم می‌شود.
هنگامی که سخت ترین کار را انجام دادید؛ می‌توانید برای بقیه روزتان برنامه ریزی کنید. پیشنهاد ما این است که براساس اهمیت کارها، آنها را اولویت بندی کنید. تهیه یک لیست از کارهایی باید انجام دهید، راهی موثر برای بهبود مهارت برنامه ریزی، اولویت بندی کارها و صرفه جویی در زمان است.
کدام کار را باید تا انتهای روز به اتمام برسانید؟ برای انجام چه کارهایی همچنان زمان دارید؟ کدام کارها را باید تا قبل از یک زمان معین انجام دهید؟
لیست را با کارهای مهم شروع کنید و در نهایت به کم اهمیت ترین کار برسید. حال که زشت ترین قورباغه را از میان برداشته اید؛ لیستتان آنقدر هم دشوار بنظر نمی‌رسد.
۳- استراحت های کوتاه داشته باشید
یادتان نرود که زمانی را برای استراحت ذهنتان اختصاص دهید. منظورمان وقفه های ۱۰ الی ۱۵ دقیقه ای است. اختصاص دادن وقفه هایی برای استراحت به معنی گشت و گذار بی هدف در اینترنت نمی‌باشد هنگامیکه کاری دارید و باید انجام بدهید.
داشتن زمان های کوتاهی برای استراحت ذهن بسیار ارزشمند است و می‌تواند کارایی شما را تا حدودی افزایش دهد. چیزی را انتخاب کنید که ذهنتان را برای مدت کوتاهی از کار بدور نگه دارد. می‌توانید برای لحظه ای چشمانتان را بسته و ثابت بایستید. اگر اهل این کار نیستید، می‌تواند مدتی را در فضای مجازی باشید و با دیگران به گفت و گو بپردازید. فقط مطمئن شوید که این کار روند کاریتان را مختل نکند.
وقت تلف کردن را کنار بگذارید
هنگامی که وقت کشی می‌کنید در واقع دارید فرصت انجام کارهای مفید را از خود می‌گیرید. افراد موفق از تک تک لحظات عمرشان بیشترین استفاده را می‌کنند. عوامل حواس پرتی خودتان را بشناسید و یاد بگیرید که آنها را کنترل کنید.
به یاد داشته باشید: مدیریت زمان یک عادت اکتسابی است.
